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    • Information zur Verarbeitung von Bewerberdaten

    Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch EMPIC GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
     

    Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

    Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die jeweilige Rechtseinheit der EMPIC GmbH bei der Sie sich mit Hilfe des Bewerbermanagementsystems bewerben. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen können Sie der Stellenanzeige im Bewerbermanagementsystem entnehmen.
     

    Angaben zum Datenschutzbeauftragten

    Mail: info@sepire.de
    Telefon: +49 9129 / 907 68 99
     

    Welche personenbezogenen Daten erheben wir und woher stammen diese?

    Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

    • Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum)
    • Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf)
    • Ausbildungshistorie (z.B. Daten zu (Hoch-) Schulbildung, Berufsqualifikation)
    • ggf. Arbeitserlaubnis / Aufenthaltstitel
    • Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
    • Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon)
    • Skill-Daten (z. B. besondere Kenntnisse und Fertigkeiten)
    • Organisationsdaten im Falle von internen Bewerbungen (z.B. Personalnummer, Kostenstelle, Abteilung)
    • falls für die ausgeschriebene Stelle relevant: gesundheitliche Eignung

    Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben, insbesondere aus den Bewerbungsunterlagen, dem Bewerbungsgespräch und aus dem Personalfragebogen.
     
    Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben. 
     

    Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

    Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
     
    In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.
    Ihre Daten werden ausschließlich zur Besetzung der konkreten Stelle, auf die Sie sich beworben haben, verarbeitet.
     
    Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.
     
    Möchten Sie bei einer Absage in unseren Bewerberpool aufgenommen werden, benötigen wir hierzu eine Einwilligungserklärung von Ihnen.
     
    Soll Ihre Bewerbung für andere offene Stellen der EMPIC GmbH berücksichtigt werden, benötigen wir hierzu eine Einwilligungserklärung von Ihnen.
     
    Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.
     

    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

    Im Falle einer Einstellung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
     
    Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z.B. durch Absage unsererseits oder Zurückziehen der Bewerbung durch Sie) werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern Sie uns nicht eine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt haben.
      

    Wer bekommt Ihre Daten?

    Innerhalb einer Rechtseinheit der EMPIC GmbH:

    Innerhalb der jeweiligen Rechtseinheit der EMPIC GmbH, bei der sie sich beworben haben, erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter*innen der Fachabteilung, fachlich Vorgesetzte*r, Personalbereich, Arbeitnehmervertretungen) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Verarbeitungszwecken.
     

    Andere Rechtseinheiten innerhalb der EMPIC GmbH:

    Andere Rechtseinheiten innerhalb der EMPIC GmbH sind grundsätzlich eigene Verantwortliche. Die oben genannten Personen, die in den Stellenbesetzungsprozess eingebunden sind, können je nach Stelle zu unterschiedlichen Unternehmen der EMPIC GmbH gehören. Daher können Ihre Daten europaweit innerhalb der EMPIC GmbH an die jeweiligen Personen übermittelt werden. Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem in unsere HR-Administrationssysteme übermittelt. Ihre Daten können in diesem Fall an eine andere Rechtseinheit von EMPIC GmbH übermittelt und dort als Mitarbeiterdaten weiterverarbeitet werden. Ein Austausch Ihrer personenbezogenen Daten mit anderen Rechtseinheiten innerhalb der EMPIC GmbH erfolgt insbesondere zur Vertragserfüllung, sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses zur Organisation interner Arbeitsabläufe.
     
    Wir haben die Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren an einen externen Dienstanbieter ausgelagert. Mit diesem haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
     

    Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

    Sie haben die Rechte aus den Art. 15 – 22 DS-GVO:

    • Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
    • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
    • Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
    • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21)
    • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

    Bitte wenden Sie sich hierzu an folgende Stelle:
    Personalabteilung der EMPIC GmbH, jobs@empic.aero
      

    Wo können Sie sich beschweren?

    Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
    Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
    Promenade 18
    91522 Ansbach
    Telefon: 0981 53 1300
     

    Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

    Wir übermitteln Ihre Bewerberdaten nicht in Drittländer.
     

    Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

    Um Ihre Bewerbung berücksichtigen zu können, benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
     

    Sicherheit der Datenverarbeitung

    Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.
     

    Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

    Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.
     

    Anpassung des Datenschutzhinweises

    Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend aktualisieren. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises in der Stellenanzeige.
     
    Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie in der Rubrik „Datenschutz“ auf unserer Homepage.
    EMPIC GmbH, Stand Juli 2024

     

    Information on processing personal data

    We would like to inform you on how your personal data is processed by EMPIC GmbH and on your legal rights as set forth by the German data protection act.
     

    Who is responsible for data processing and who acts as data protection officer?

    Responsible for processing your personal data is the relevant legal unity of EMPIC GmbH where your application is placed via the application management system. The contact data for the responsible person is part of the job offer in the application management system.
     

    The data protection officer can be contacted at:

    Mail: info@sepire.de
    Telefon: +49 9129 / 907 68 99
     

    Which personal data is concerned and where does it come from?

    While managing an application for a job we handle the following personal data:

    • Your personal details (such as first name, last name, titles, date of birth)
    • Documents (e.g. school reports, certificates, resumes)
    • Educational history (e.g. data on (higher) education, professional qualifications)
    • Work and/or residence permits
    • Contact data (such as private address, mobile phone number, e-mail address)
    • Communication data (e.g. e-mail address, phone/mobile numbers)
    • Information on skills (e.g. professional or soft skills)
    • Organisational data in case of internal applications (e.g. staff number, cost centre, department)
    • Fitness for work, if relevant for the job offered

    In principle, all personal data is provided by the applicants during the application process, by submitted documents, interviews, and personnel questionnaires.
     
    In addition, we will process personal data rightfully gained from publicly accessible sources (e.g. professional networks). 
     

    Which purposes does data processing serve and what is the legal basis?

    Your personal data is processed in compliance with the European General Data Protection Regulation (DS-GVO) and the German Federal Data Protection Act (BDSG).
     
    First and foremost, data processing is the basis of an employment contract. The main legal basis is set forth in Article 88 section 1 DS-GVO in conjunction with § 26 Section 1 BDSG.
    Your personal data is exclusively processed for the purpose of filling the concrete vacancy for which you are applying.
     
    Processing of medical data for assessing your occupational aptitude according to Article 9 Section 2 h) in conjunction with § 22 Section 1 b) BDSG may be required.
     
    Should you wish to remain registered in a pool of applicants after an unsuccessful application, we shall require your declaration of consent.
     
    Should you wish to be considered for any other job offers of EMPIC GmbH, we shall require your declaration of consent.
     
    In addition, the European regulations 2580/2001 and 881/2002 concerning the combat of terrorism require us to check your data against the so-called “EU terrorism lists” to prevent the provision of money or other economic resources for terrorist objectives.
     

    How long will we store your data?

    In case of employment, we will transfer your application to your personnel record. When the employment terminates, we will continue to store some personal data as required by law. Obligations to provide evidence and keep records are defined, for example, in the German code of commercial law and revenue code. Obligatory periods for the storage of relevant data are up to ten years. Furthermore, personal data may be stored for a period of time in which claims may be asserted against our organisation (legal periods of limitation ranging from three to 30 years).
     
    After terminating the application procedure (i.e. employment was declined on your part or ours) your application data will be deleted within six months, unless you have consented to prolonged storage (pool of applicants).
      

    Who may receive your data?

    Within a legal unity of EMPIC GmbH:

    Within the legal unity of EMPIC GmbH where you have applied, only the responsible persons and organisations (e.g. personnel supervisors and staff of competent departments involved in the application procedure, technical supervisors, human resources staff, employee representatives) will have access to your personal data for the purposes named above.
     

    Other legal unities within EMPIC GmbH:

    Other legal unities within EMPIC GmbH are basically their own responsible parties. Any of the above-named persons, who are part of the application procedure may be employed as a part of various enterprises of EMPIC GmbH. Therefore, your data may be transferred within EMPIC GmbH to the relevant persons anywhere in Europe. If an employment contract is concluded, your data will be transferred from our application management system to our human resources administration system. Your data may be transferred to another legal unity of EMPIC GmbH in this case and may be processed further as employee data. Your personal data may be transferred to other legal unities within EMPIC GmbH, for the purpose of fulfilling a contract and due to our legitimate interest to organize internal workflows.
     
    We have outsourced the data processing for applications to an external service provider under a contract for commissioned processing.
     

    What are your legal rights as an affected party?

    Your legal rights are detailed in Articles 15 – 22 DS-GVO:

    • Right to information pursuant to Article 15 DS-GVO
    • Right to rectification pursuant to Article 16 DS-GVO
    • Right to deletion pursuant to Article 17 DS-GVO
    • Right to restriction of data processing pursuant to Article 18 DS-GVO
    • Right to object to data processing pursuant to Article 21
    • Right to data transferability pursuant to Article 20 DS-GVO

    For these matters, please refer to the following address
    Personnel department of EMPIC GmbH, jobs@empic.aero
     

    Where can you file a complaint?

    Complaints may be filed with the above-named data protection officer or a data protection supervisory authority. The data protection supervisory authority in charge is:
    Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
    Promenade 18
    91522 Ansbach
    Phone: 0981 53 1300
     

    Are your data transferred to a third country?

    We will not transfer your application data to third countries.
     

    Do you have an obligation to provide personal data?

    In order to consider your application, we require such personal data as are essential for decisions on the establishing an employment relationship.
     

    Data processing security

    We are taking all technical and organisational precautions to guarantee an appropriate level of data protection, so your personal data are guarded against the risks of unintentional or illegal destruction, manipulation, loss, modification or unauthorized disclosure resp. unauthorized access. Our safety measures are continually improved according to the state of the art.
     

    To which extent is there automated decision making for individual cases or measures for profiling?

    We do not use purely automated procedures for decision making.
     

    Adaptation of the data privacy notice

    We reserve the right to adapt our safety and data protection policies. In such cases we will also update our notices concerning data protection. Therefore, please refer to the current version of our privacy notice in the job offer.
     
    Further information regarding data protection are available under „Data protection““on our home page.
    EMPIC GmbH, as of July 2024